สินทรัพย์ถาวร
สินทรัพย์ถาวร คือ สินทรัพย์ที่มีลักษณะถาวรโดยสภาพ กิจการมีไว้เพื่อใช้ดำเนินงานตามปกติ เป็นกรรมสิทธิ์ของกิจการอันจะก่อให้เกิดประโยชน์ในอนาคต มีลักษณะคงทน ถาวร และมีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี
สินทรัพย์ถาวรมีอะไรบ้าง
อย่างที่กล่าวไปในบทความก่อนหน้า สินทรัพย์ถาวร แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่
– สินทรัพย์ถาวรมีตัวตน
– สินทรัพย์ถาวรไม่มีตัวตน
ความพิเศษอีกอย่างหนึ่งของสินทรัพย์ถาวร คือ การคิดค่าเสื่อมราคา (Depreciation Expense) เพื่อตัดจำหน่ายมูลค่าของสินทรัพย์ถาวรลง เนื่องจากสินทรัพย์ถาวร อาทิ รถยนต์ อุปกรณ์ เครื่องจักร มักมีอายุในการใช้งานยาวนาน
เมื่อทรัพย์สินถูกใช้งานไปในระยะเวลาหนึ่ง มูลค่าของทรัพย์สินย่อมลดลงไปด้วย การตัดค่าเสื่อมราคาจากมูลค่าของสินทรัพย์ถาวรบางประเภทก็เพื่อให้สะท้อนมูลค่าที่แท้จริงของสินทรัพย์ที่กิจการได้ใช้ประโยชน์ไปในช่วงเวลาหนึ่งๆ นั่นเอง
หรือวิธีจำนวนผลผลิต คำนวณค่าเสื่อมราคาจากจำนวนผลผลิตโดย การคำนวณหาค่าเสื่อมราคาต่อหน่วยคูณด้วยปริมาณผลผลิตในแต่ละงวดบัญชี เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีวิธีการคำนวณค่าเสื่อมอื่นๆ อีกเช่น วิธียอดลดลงแบบทวีคูณ และ วิธีผลรวมจำนวนปี
ข้อสังเกต โดยปกติ “ที่ดิน” แม้จะเป็นสินทรัพย์ถาวรมีตัวตนประเภทหนึ่ง แต่ไม่ต้องนำมาคิดค่าเสื่อมราคา เนื่องจากโดยปกติแล้ว ที่ดิน มักไม่เสื่อมสภาพไปตามการใช้งาน ยกเว้นที่ดินที่มีลักษณะเสื่อมสภาพจากการใช้งานได้เช่น พื้นที่ติดแม่น้ำ ที่ระยะเวลาผ่านไป อาจมีปัญหาน้ำกัดเซาะตลิ่ง หรือที่ดินที่ใช้สำหรับการเพาะปลูกที่เสื่อมสภาพลงได้ ทำให้ผลผลิตต่ำไม่อุดมสมบูรณ์เหมือนก่อน
เช่นเดียวกันกับ สินทรัพย์ถาวรมีตัวตนและสินทรัพย์ถาวรไม่มีตัวตน ก็มีการประมาณประโยชน์จากสินทรัพย์เหล่านี้เฉลี่ยเป็นค่าใช้จ่ายแต่ละงวดเช่นกัน แต่ในสินทรัพย์ไม่มีตัวตน จะไม่เรียกค่าใช้จ่ายแบบนี้ว่า ค่าเสื่อมราคา แต่จะใช้คำว่า ค่าตัดจำหน่าย หรือ Amortization แทน
แบบฟอร์มทะเบียนควบคุมสินทรัพย์ถาวร
อย่างที่ได้บอกไปแล้วข้างต้นว่า สินทรัพย์ถาวร มักมีอายุการใช้งานที่ยาวนาน และแน่นอนว่ากิจการส่วนใหญ่ มักมีสินทรัพย์ถาวรหลายรายการ การตัดจำหน่ายค่าเสื่อมราคา หรือค่าตัดจำหน่าย ก็เป็นหนึ่งในรายจ่ายทางบัญชีที่ต้องถูกบันทึก ทำให้หลายๆ กิจการต้องจัดทำตัวช่วย เป็นเหมือนบันทึกช่วยจำเกี่ยวกับ จำนวน
รายการสินทรัพย์ถาวร และเป็นการบันทึกเกี่ยวกับ การตัดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรที่มักกินระยะเวลานานมากกว่า 1 ปี นั่นเอง
แบบฟอร์มทะเบียนควบคุมทรัพย์สินถาวร เป็นแบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้ภายใน เป็นส่วนหนึ่งของระบบควบคุมภายในเกี่ยวกับทรัพย์สินถาวร ดังนั้น แบบฟอร์มทะเบียนควบคุมทรัพย์สินถาวร จึงไม่จำเป็นต้องเหมือนกันในทุกๆ บริษัท อย่างไรก็ตาม ควรจะมีรายละเอียดและวิธีการจัดเตรียมแบบฟอร์มที่สำคัญใน ทะเบียนควบคุมทรัพย์สินถาวร ดังนี้
– แยกไฟล์สินทรัพย์ถาวรออกเป็น 1. สินทรัพย์ถาวรจากการจัดซื้อและ 2. สินทรัพย์ถาวรจากการเช่า
– เนื่องจากหลักเกณฑ์การคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ถาวรแต่ละประเภทมีความแตกต่างกัน
จึงควรแยกประเภททรัพย์สินออกจากกันเช่น
- อาคาร
- อุปกรณ์สำนักงาน
- เครื่องจักร
- ยานพาหนะ
– รายละเอียดใน ทะเบียนควบคุมทรัพย์สินถาวร ควรประกอบด้วย
- รหัสสินทรัพย์ถาวร
- รายละเอียดสินทรัพย์ถาวร ( ยี่ห้อ /รุ่น /สี / อื่นๆ เกี่ยวกับลักษณะของสินทรัพย์ชิ้นนั้นๆ)
- หน่วยนับ (อัน, ชิ้น, ชุด, เครื่อง เป็นต้น)
- วันที่เริ่มใช้งาน
- วันสิ้นสุดอายุใช้งาน
- อายุการใช้งานสินทรัพย์ (วันสินสุดอายุใช้ง่านลบวันที่เริ่มใช้งาน)
- วันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม
- วันสิ้นสุดคำนวณ (วันที่สิ้นรอบระยะเวลาบัญชีปัจจุบัน)
- ราคาทุน
- มูลค่าซาก
- อัตราค่าเสื่อมราคา
- ค่าเสื่อมราคาสะสมสิ้นงวด
- ราคาตามบัญชี ณ วันสิ้นงวด
- ค่าเสื่อมราคาสะสมต้นงวด
- ค่าเสื่อมราคาระหว่างงวด
- รายละเอียดอื่นๆ ของสินทรัพย์ถาวร เช่น สถานที่ใช้งาน, หมายเหตุเพิ่มเติม เป็นต้น
- การเข้าถึง แบบฟอร์มทะเบียนคุมทรัพย์สินถาวร ควรได้รับการป้องกัน ไม่ให้ผู้ที่ไม่มีความรับผิดชอบ หรือมีหน้าที่ในการบันทึกหรือเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ได้ เช่น ใส่รหัสผ่านการเข้าถึงข้อมูลทะเบียนควบคุมทรัพย์สินถาวร เป็นต้น
แบบฟอร์มทะเบียนควบคุมทรัพย์สินถาวร สามารถจัดทำได้ง่ายๆ ด้วย โปรแกรมบริหารจัดการทรัพย์สิน (Fixed Asset Management System IFA)เพื่อช่วยบันทึกบัญชีสำหรับสินทรัพย์ถาวร และการตัดค่าเสื่อมราคา
สินทรัพย์ถาวร ถือเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญต่อการดำเนินงานของกิจการ และถือเป็นสินทรัพย์ที่มักมีมูลค่าสูง กิจการจึงควรมีนโยบาย หรือแนวทางในการควบคุมสินทรัพย์ถาวรอย่างมีมาตรฐาน มีการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบในการควบคุม ดูแลสินทรัพย์ถาวรอย่างชัดเจน ข้อมูลเอกสารในการจัดซื้อ หรือสัญญาเช่า ควรได้รับการบันทึกและเก็บรักษาไว้ในที่ที่ปลอดภัยโดยผู้มีหน้าที่รับผิดชอบ แม้จะมีความซับซ้อน และมีรายละเอียดมากในการควบคุมดูแล แต่ก็เป็นสิ่งที่เจ้าของกิจการไม่ควรมองข้ามการควบคุมสินทรัพย์ถาวรให้มีมาตรฐาน เพื่อประโยชน์ของกิจการเอง
